社会保険の手続きを行った際、日本年金機構から会社に届く「決定通知書」。会社で保管するだけでなく、従業員本人にも決定内容を知らせる必要があることをご存じでしょうか。事業主に求められる通知義務と実務上の注意点をご案内します。

1．従業員への通知義務とは

事業主は、日本年金機構から対象となる決定等の通知を受けた場合、その内容を速やかに被保険者または被保険者であった方へ通知しなければなりません。退職した方に対する資格喪失の決定なども対象になります。

2．どのような場合に通知が必要？

主な通知対象は次のとおりです。

通知が必要な内容	具体的なケース
資格取得	入社などにより社会保険の資格を取得したとき
資格喪失	退職などにより社会保険の資格を喪失したとき
標準報酬月額の決定	資格取得時や毎年の算定基礎届により標準報酬月額が決まったとき
標準報酬月額の改定	月額変更届などにより標準報酬月額が変更されたとき
標準賞与額の決定	賞与の支給に伴い標準賞与額が決定されたとき
その他の認可に関する決定	任意適用事業所の認可・取消しや、一定の任意加入・資格喪失の認可があったとき

特に、毎年の算定基礎届や月額変更届による標準報酬月額の決定・改定についても、本人への通知が必要です。

通知方法は任意ですが、本人に明確かつ確実に伝える必要があります。例えば、決定内容を記載した書面を渡す方法や、本人が確認できるWEBシステム等を利用する方法が考えられます。単に給与計算へ反映するだけでなく、決定内容そのものを知らせることが重要です。

また、決定内容に不服がある場合には、決定を知った日の翌日から3か月以内に審査請求ができることも、あわせて案内するよう日本年金機構は求めています。

正当な理由なく通知を行わなかった場合は、6か月以下の拘禁刑または50万円以下の罰金が科されることがあります。また、日本年金機構から届いた決定通知書等は2年間保存する必要があります。

□　決定通知書が届いたとき、内容を確認している

□　資格取得・資格喪失の決定内容を本人へ通知している

□　算定基礎届・月額変更届の決定内容を本人へ通知している

□　標準賞与額の決定内容を本人へ通知している

□　通知方法・担当者を定め、決定通知書等を保存している

社会保険の手続きは、日本年金機構へ届出をして決定通知書を受け取るだけでは完了しません。従業員本人への通知まで行っているか、この機会に社内の対応方法を確認しましょう。

当事務所では、社会保険手続きや給与計算、労務管理に関するご相談を承っております。お気軽にお問い合わせください。